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投資用ワンルームが中心のマンション管理組合の理事長（管理者）をしています。
2カ月前に通常総会を開催しましたが、通常総会の出席者は、議長である私以外に区分所有者でない1名（区分所有者が指名した代理人）でした。総会は書面による議決権行使等で有効に成立しましたが、議事録の署名人は議長以外の2名に満たないですが、問題ないでしょうか。
区分所有法では、議長及び集会（総会）に出席した区分所有者の2名が議事録に署名しなければならないとありますが、議長以外の者が署名する目的は、議事の経過の要領及び結果が正確に記載されていることを作成者（議長）以外の者に確認させることにあります。したがって、実務的には、総会開催の事実が明らかで、議事録の記載内容が事実ならば、集会当日の出席者が1名だった場合にはその旨を付記してその1名の署名でも足りるとされています。
また、区分所有者でない方でも、議決権の行使の代理権を付与されていれば、議長は署名人として指名しても何ら問題ありません。
なお、議事録の記載内容が事実であることを証するために、総会案内文、議案書、議決権行使書及び集計表等を保管し、必要な場合に開示できるようにしておくことをお勧めします。
編集／合人社計画研究所法務室 監修／桂・本田法律事務所 本田兆司弁護士
2022年9月掲載
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