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私は、マンションの理事をしているのですが、私の住んでいるマンションの区分所有者に海外に在住している外国人の方がいます。この方は、マンションには居住しておらず、国内の所在地に関する届出はなく、連絡先も分かりません。このような場合、総会案内など管理組合からの連絡はどのようにしたらいいのでしょうか。
総会案内の招集通知については、お住まいのマンションの管理規約において、どのように定められているのかによります。マンション標準管理規約では、区分所有者が届出をしている宛先に通知することになっていますが、届出がない場合は当該マンションの専有部分の所在地宛に発すると定められているため、ご質問の場合、当該マンションの区分所有者の専有部分宛に通知すれば足ります。
しかしながら、昨今、海外在住者による日本国内の不動産購入の事例が増えていることや、国内在住の区分所有者であっても、長期海外出張などにより自宅を留守にすることが多く、管理組合として、区分所有者本人と連絡をとることが難しく、連絡に時間を要するばかりか、区分所有者と連絡が取れないケースが増えています。その場合、総会の招集通知が不在の区分所有者に伝わらず、当該区分所有者の議決権行使がなされないことにより、区分所有者数と議決権数の各4分の3以上の賛成が必要な特別決議事項の決議要件を満たさないなど、組合運営に支障をきたす恐れがあります。
このような事態に対応するため、管理組合としては、あらかじめ管理規約や細則において、海外在住者の不在区分所有者に対し、連絡先窓口となる代理人の届出を義務付けることも一つの方法です。
海外在住者の場合には、国内の不動産販売会社などを代理人とし、その代理人に求める事項としては、不在区分所有者との連絡・調整だけでなく、管理組合で実施する専有部分内の点検の立会い、事故等発生時の連絡窓口などが考えられ、一定の様式の長期不在届出書を作成しておき、不在区分所有者の国内の代理人が、当該専有部分の管理に関する事項（点検の立会いなど）を行う旨の承諾を得ておくようにするとなお良いでしょう。
編集／合人社計画研究所法務室 監修／桂・本田法律事務所 本田兆司弁護士
2019年12月掲載（2025年2月更新）
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