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理事長（管理者）をしています。年1回の総会は毎回日曜日で、3時間以上かかることもあるのですが、何か改善する方法はないでしょうか。
区分所有法では、少なくとも毎年1回は総会を開催しなければなりません。総会を開かず書面だけで決めるには、組合員全員の合意（賛成）が必要とされています。しかし、組合員数が多くなれば、組合員全員の賛成を得るのは極めて困難となります。
そこで、総会の招集日から開催日までに十分な期間を設定し、総会議案書は特段に説明がなくとも分かりやすい内容とし、前もって疑問点や不明点は事前質問票を使って収集し、速やかに回答することで、総会に参加せずとも事前に書面による議決権の行使ができるようにしてはいかがでしょう。
この場合、議決権行使書1は定足数1とすることができ、賛否も現出席と同様に扱うことができます。ただし、議長となる管理者（理事長または代理人）は現出席することが必要です。
なお、総会は大会場で開催する必要はなく、管理室、玄関ロビー（エントランス）、あるいはマンション以外等でも可能です。また、開催日、時刻についても平日などの組合員が総会に出席しにくい早朝や午後の遅い時間を除けば、管理者の都合で決めることもできます。
編集／合人社計画研究所法務室 監修／桂・本田法律事務所 本田兆司弁護士
2022年4月掲載
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