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総会の議長を務めました。総会の場で議事録署名人2名を指名したのですが、総会後、私が作成した議事録に不満があるとして議事録に署名をしてもらえません。議長の私だけが署名した議事録を正としたいのですが問題があるでしょうか。または、総会に出席した別の2名の組合員の署名を頂いても問題ないでしょうか。
区分所有法第42条には、「集会の議事については、議長が議事録を作成しなければならない」と定められています。また、同条第3項には、「議事録には、議長及び集会に出席した区分所有者の2人が署名しなければならない」とも定められています。
質問のケースでは、議長が指名した2名が議事録に不満があるとのことですが、よくある不満のケースは、①すべての発言者の発言を一語一語記述すべきだという主張をされるケース、②署名人の期待した決議が得られなかったケース、③記述に誤りがあるケースなどです。
①のケースについては、マンション管理組合総会では、通常、「議事の経過」と「結果」を簡潔に記せば足りると思われます。ただし、工事の発注、規約の改正など、組合の出費などに関することや、組合員の権利・義務関係に影響を与える特別な決議については、その要領を詳細に記述する必要がありますが、発言の一語一語までは必要ないでしょう。
②のケースでは、署名人は総会の開催にあたり、総会の決議を順守することを前提に議長の指名を受諾しているわけですから、適正に作成された議事録の署名を拒否することはできません。そもそも、議事録署名人は正式な総会の決議によって与えられた地位ではなく、議長の指名によるものなので、合理的な理由があれば、議長によって署名までに、先の指名を撤回し、交替させるのもやむを得ないこともあります。この場合、後に紛争となることも予測されますので、議案に対する賛成や反対の正確な員数を確認しておくことも重要です。そして、署名欄の下に特記として、署名人を交替した理由を記しておくべきでしょう。
③のケースでは、間違いのない記述に訂正し、署名人が納得して署名するよう努めてください。
編集／合人社計画研究所法務室 監修／桂・本田法律事務所 本田兆司弁護士
2007年4月掲載（2025年2月更新）
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