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総会の案内がきました。私は出席できないので、委任状か議決権行使書のいずれかを選ぶことになっていますが、それぞれどういう意味をもつものですか。
総会の決議は、代理人または書面（議決権行使書）によっても行使することができます。委任状とは、代理人を選任したことを証する書面のことです。誰を代理人に定めるのか記載していない、いわゆる白紙委任状は無効とされます。また管理規約では、「代理人は3親等以内の血族又は配偶者に限る。」などと代理人の選任に制限を加えているのが通例です。皆さんのマンションの規約を今一度確認してみてください。自分の意見を代弁し、議決権を行使してもらう代理人の選定は、くれぐれも慎重に行いたいものです。
一方、議決権行使書とは、本人が直接議決権を行使する書面のことです。総会の各議案毎に、「賛成」または「反対」の意見を明記して、総会の招集者にあらかじめ提出しますと、総会に出席して議決権を行使したことと同様に扱われます。代理人の制限が無い場合には、特定の者への委任を強要したりして、委任状が票集めに利用され問題となる場合がありますが、議決権行使書を用いれば、本人の意志を確実に伝えることができます。
総会は皆さんのマンションの管理・運営についての重要な意志決定がなされる場です。出席できない場合は委任状または議決権行使書を提出し、必ず総会の決議に参加してください。
編集／合人社計画研究所法務室 監修／桂・本田法律事務所 本田兆司弁護士
1992年11月掲載
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