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管理に関するFAQ

書面やEメールを活用した組合員の負担軽減について

理事長（管理者）をしています。役員のなり手が少なく、一部の組合員の負担が増え悩んでいます。改善するのによい方法はないでしょうか。

　理事会役員が集まって議論することに対して負担を感じる方が多いようです。例えば、集会室で日時を決めて開催する場合、「日時と場所（集会室）の拘束」により大切なプライベートの時間を奪われます。
　これを改善するため、書面回覧や電話連絡、SNS、Eメール等による意見交換・意思決定を行う方法に変えてはいかがでしょうか。なお、理事会の会議及び議事の方法について、区分所有法に規定はなく、管理規約で定められていますが、規約どおりの開催が求められるのは、規約上理事会の議決事項とされた「理事の互選による理事長の選任」や「訴訟その他法的措置の追行」等の一部の事項のみで、大部分は、実質的に役員の意思が適正に確認できればよいと考えられます。
　確認すればよい事項の議事の記録については、「役員間確認記録」と題する書面にし、議事の要領を記録して残しておくことがよいでしょう。そして、この記録には、文責者が明記してあればよく、署名押印は必要ないでしょう。

編集／合人社計画研究所法務室　監修／桂・本田法律事務所　本田兆司弁護士

2021年8月掲載

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