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理事長（管理者）をしていますが、総会への出席が非常に少なく、何度も議決権行使書の提出を依頼してようやく総会を成立させるというような状況です。毎回このような苦労をするのも嫌なので、「議決権行使書も委任状も提出されない場合は、理事長（又は議長）に一任したものとする」という規約を設定したいのですが、このような規約は有効でしょうか？
総会における議決権の行使については、区分所有法第39条第2項に「議決権は、書面で、又は代理人によって行使することができる」と定められています。この定めに基づき区分所有者が代理人を選任し、総会における議決権の行使を代理人に委任したことを証する書面が委任状であり、この書面が管理組合に提出されることによって代理人は総会での議決権行使を認められます。
代理権の授与は、通常委任状という書面でなされますが、委任状には、代理人の氏名、代理する事項（本問では総会議決事項）を記載し、本人が署名と押印をして、作成されます。
したがって、規約において、ご質問のような規約を制定するために規約の改正をしても、委任状が提出されない状況では、代理権授与の要件を満たしているとは言えず、理事長を代理人と認めることはできません。
仮にこのような規約を盾に、当該区分所有者に成り代わって議決権を行使したとすれば、当該区分所有者の権利を侵害することになって、決議自体が無効です。したがって、本問のケースでは、議決権を理事長一任と扱うという規約は無効であると解せます。
編集／合人社計画研究所法務室 監修／桂・本田法律事務所 本田兆司弁護士
2004年11月掲載
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