マンション管理の基礎知識

総会議事録とは

総会議事録の重要性

 管理組合の組織では、総会が最高意思決定機関として位置付けられています。総会の決議は、特定承継人(売買・競売などにより所有権を取得した者)に対しても効力を及ぼすだけでなく、組合員の賃借人や同居人などの占有者に対しても一定の限度で効力を有します。そのため、総会議事録は正しく記載されなくてはなりません。作成を怠ったり、本来記載すべき事実を記載しなかったり、事実に反する記載をした場合は、20万円以下の過料に処されます(区分所有法第71条3項)。

総会議事録の内容

 議事録には、議事の経過の要領およびその結果を記載します。
 加えて、総会の成立と各議決の成否の根拠を示すために、組合員総数、議決権総数、出席(書面・代理人による出席を含む)組合員数、その議決権数および議案ごとの賛成組合員数を記載します。また、普通決議の場合には、賛成多数という表現もあります。

総会議事録の作成人

 総会議事録は、議長が作成します。通常、総会の議長は管理者が務めますが、そのほかの区分所有者が総会を招集した場合は、招集者の中の1人が議長となります。
 議事録作成後、議長および出席した区分所有者2名の署名および押印が必要です。これは、議事の経過の要領およびその結果が正確に記載されるようにするためです。

議事録の作成期限

 議事録の作成期限は、法には明示されていません。しかし、議事録は、これを保管し、利害関係人の閲覧に供さなくてはならないため、できるだけ速やかに作成するようにします。


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