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管理に関するFAQ

総会・理事会の運営

理事会における代理人の出席について

理事会への出席率を上げるため、代理人の出席を認めることは可能ですか。

 管理組合では、最高決議機関たる総会の意思決定の下に、管理組合の業務を執行する体制として、理事長を業務執行機関、複数の理事から構成される理事会を業務執行の具体的意思決定機関、監事を内部監査機関として位置付けられています。
 そして、区分所有者には総会において代理人による議決権の行使を認めています(区分所有法第三九条第二項)。これは区分所有者に保障された重要な権利であり、規約によりこの権利を制限することはできませんが、代理人の範囲を合理的かつ部分的に限定することは認められます。
 これに対し、理事会については区分所有法が別段の定めを設けていませんので、理事会への代理人の出席が可能か否かについてはマンション管理規約で認めていない限り理事会に代理人が出席することはできないことになります。また、管理規約で代理人出席を認める場合でも、代理人の範囲を実質的に共有者とみなせる配偶者などの親族に限定する考慮も必要でしょう。
 多くのマンションでは日常的に理事の配偶者が代理人として理事会に出席している実態もあるようですが、厳密には有効な運用とはいえず、訴訟等の争いになれば理事会決議が無効となる可能性がありますので、管理規約に則って運用することが必要です。
 また、理事会への出席率をあげる方法としては、一般的なマンション管理規約では理事の資格を区分所有者に限定していますが、区分所有法は理事の資格に制限を設けていませんので、理事の資格要件を共有者とみなせる配偶者などの親族とする管理規約を定めることも可能です。
 いずれにしても、理事会は、総会の意思決定を具体的に執行する機関ですので、全理事が出席して活発な討議が行われることが管理組合運営を円滑に行うための大切な要素といえます。そのために、マンションの環境に応じた適切なルールを整備することが重要です。

編集/合人社計画研究所法務室 監修/桂・本田法律事務所 本田兆司弁護士
2011年10月掲載

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未販売住戸の議決権について

新築マンションに住んでいます。入居開始からもうすぐ一年がたち一回目の定期総会の時期を迎えますが、全一一〇世帯の半数強にあたる六〇世帯が売れ残っています。総会での議決権の取り扱いはどうなるのでしょうか。ちなみに当マンションの管理規約では、一住戸につき一議決権が与えられています。

 新築マンションでは入居開始後の一定期間、未販売住戸が残る場合があります。この時、未販売住戸の所有権は売主であるマンション事業主にあるわけですから、その議決権もマンション事業主が保有することとなります。既に販売、引渡し済みの五〇区分の所有者がすべて異なるとすれば、本問マンションは区分所有者数五一、議決権数一一〇が定数のマンションとなります。
 また、総会の決議について区分所有法では、「この法律又は規約に別段の定めがない限り、区分所有者及び議決権の各過半数で決する」(区分所有法第三九条第一項)とあり、本問マンションの総会決議には、区分所有者の二六名以上かつ議決権数の五六以上の承認が必要となるわけです。
 このように一部の区分所有者に多数の議決権が集中する状況で懸念されるのは、当該区分所有者の賛成がなければ、どんな議案も否決されてしまうということです。そういった事態に陥ることを避けるには「区分所有者一名につき議決権が一つ」という管理規約に変更する方法もありますが、管理規約の変更は総会での特別決議で、区分所有者及び議決権数の各四分の三以上の賛成が必要ですので、実質的にはかなり困難であると思われます(区分所有法第三一条第一項)。ただし本問マンションでは、多数の未販売住戸があることが原因ですので、管理規約の変更に協力してくれるようマンション事業主に相談されてはいかがでしょうか。

編集/合人社計画研究所法務室 監修/桂・本田法律事務所 本田兆司弁護士
2012年2月掲載

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総会で決議されていない使用細則の暫定運用は可能か

新たに使用細則を制定または変更を検討する際に、実際の運用面での問題点を検証するため、理事会の判断により暫定運用を実施しても問題ないでしょうか。

 使用細則等の制定に関する手続きは、マンション管理規約の定めに従うこととなります。国土交通省が作成したマンション標準管理規約では、使用細則等の制定または変更を行うためには総会決議が必要としており(第四八条第四号)、理事会には総会議案を作成する権限が与えられています(第五四条第二号)。
 したがって、その効用を確認するための暫定運用だとしても、理事会の決議で使用細則を制定または変更することは管理規約違反となってしまいます。
 しかしながら、総会で決議された使用細則を実際に運用すると、事前に想定していなかった問題点が生じる場合もあるでしょう。そのような事態を避けるためには、まず理事会で使用細則案を作成し、その案を組合員に配付し意見を求め、その意見に基づいて修正した使用細則案をもって総会決議に諮ると良いでしょう。
 集合住宅である分譲マンションにとって、使用細則は居住者の日常生活にかかわる大切なルールです。より多くの組合員の理解が得られるよう、マンションに適した細則の整備に努めることが重要です。

編集/合人社計画研究所法務室 監修/桂・本田法律事務所 本田兆司弁護士
2012年7月掲載

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亡くなった理事長の子息が新理事長に就任するには

理事をしています。先日、在任中の理事長がお亡くなりになられました。生前の故人が病床につかれてからは、理事長の実務は同居するご子息が代行されていました。現役員の任期は半年程残っており、理事会としてはご子息に新理事長への就任を依頼したいと考えていますが、どのような手続きが必要でしょうか。

 管理組合の役員の選任や補充、役職の決定に関する手続きは、管理規約の定めに従って行います。
 国土交通省が作成したマンション標準管理規約では、理事及び監事は組合員のうちから総会で選任し、理事の役職については理事の互選によると規定しています(第三五条第二項、第三項)。
 したがって、役員を補充する場合には、必ず総会の決議を経る必要があります。
 ただし、役員の選任については規約で任意の定めができるため、マンションによっては役員に欠員が生じた場合に理事会の決議で補充することができるなど、マンション標準管理規約と異なる内容になっていることもありますので注意が必要です。
 本問の管理組合の規約がマンション標準管理規約の内容に準じている場合、逝去された前理事長のご子息に新理事長に就任いただくには、次の手続きが必要となります。
(1)相続にて、当該マンションの区分所有者となる。
(2)総会にて、役員選任の承認を得る。
(3)理事の互選により新理事長に選任する。

編集/合人社計画研究所法務室 監修/桂・本田法律事務所 本田兆司弁護士
2012年12月掲載

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